Обязательно ли проектная документация: ГрК РФ Статья 48. Архитектурно-строительное проектирование \ КонсультантПлюс

что это, основные разделы и виды

Строительство или реконструкция объекта – многоэтапный и достаточно сложный процесс. Чтобы возводимое здание по всем параметрам соответствовало действующим стандартам, а также всем требованиям и предпочтениям заказчика перед началом строительных работ разрабатывается проектная документация.

Что такое проектная документация для строительства

Согласно градостроительного кодекса РФ реконструкция или возведение любого линейного сооружения или объекта капитального строительства возможны только при наличии проектной документации.

Проектная документация — это комплекс графических и текстовых документов, в которых содержится вся информация, раскрывающая функциональные, архитектурные, конструкторские и инженерно-технические решения по выполнению строительных работ.

Начало таких работ при отсутствии проекта – это прямое нарушение действующего законодательства.

Зачем нужна проектная документация

Рабочая документация нужна не только потому, что этого требует закон. Строительство объекта по проекту обеспечивает решение ряда важных задач:

• еще перед началом строительного процесса определить соответствие реконструируемого или возводимого с нуля объекта требованиям технических регламентов;
• установить соответствие объекта техническому заданию на проектирование;
• установить точные сроки строительных работ;
• составить смету, необходимую для выделения бюджетных средств на возведение сооружения;
• получение согласования строительства со смежными собственниками и необходимыми ведомствами;
• предотвратить непредвиденные затраты и существенно понизить общую стоимость строительства;
• избежать глобальных ошибок в ходе работ и учесть все законодательные требования и пожелания заказчика;
• получить разрешение на проведение строительных работ.

Разработка проектно-технической документации сводит к минимуму риски ошибок и неожиданных «сюрпризов» как для заказчика, так и для исполнителя работ.

Кроме этого проект необходим для ввода уже построенного сооружения в эксплуатацию, а также для обслуживания здания в соответствии его назначения.

В каких случаях не требуется проектная документация

В статье 48 градостроительного кодекса четко обозначено, что для всех объектов капитального строительства должна разрабатываться документация. исключение являются только садовые домики и объекты индивидуального жилищного строительства.

К капитальным объектам не принадлежат временные строения, которые в любой момент можно переместить с одного места на другое с сохранностью функциональных характеристик постройки. К таковым относят навесы, киоски и другие сооружения.

Кто имеет право разрабатывать документацию

Составление техдокументации на строительство выполнять могут юридические организации или индивидуальные предприниматели, которые имеют все необходимые лицензии и допуски на проведение таких работ.

Организация или ИП, выступающая генеральным проектировщиком, при подготовке документации вправе привлекать других специалистов или все проектировочные мероприятия выполнять самостоятельно.

Если застройщик является членом СРО по архитектурно-строительному проектированию, то он имеет право самостоятельно разрабатывать проект.

Важным моментом является и то, что проектировщик несет полную ответственность за соответствие документации установленным техническими регламентами требованиям и ее качество.

Состав проектной документации

Требования к составу разделов документации четко регламентированы пунктом 13 статьи 48 Градостроительного кодекса. Кроме этого Постановление Правительства РФ № 87 содержит перечень требований.

Постановлением установлено, что проект должен состоять из двух взаимосвязанных между собой частей – текстовой и графической. В текстовой фиксируется вся информация о технических характеристиках объекта, указываются ссылки на все используемые при проектировании технические и нормативные документы, обосновывается целесообразность принятых решений.

Графическая состоит из схем, чертежей, планов и других схематических материалов.

Состав проектной документации на строительство для производственных и непроизводственных объектов капитального строительства состоит из 12 разделов:

1. Раздел 1– Пояснительная записка.
2. Раздел 2– Схема планировочной организации земельного участка.
3. Раздел 3– Архитектурные решения.
4. Раздел 4– Конструктивные и объемно-планировочные решения.
5. Раздел 5– Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений.
6. Подраздел – Система водоснабжения.
7. Подраздел – Система водоотведения.
8. Подраздел – Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети.
9. Подраздел – Сети связи.
10. Подраздел – Система газоснабжения.
11. Подраздел – Технологические решения.
12. Раздел 6– Проект организации строительства.
13. Раздел 7– Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства.
14. Раздел 8– Перечень мероприятий по охране окружающей среды.
15. Раздел 9 – Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности.
16. Раздел 10– Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов.
17. Раздел 10.1– Мероприятия по обеспечению соблюдения требований энергетической эффективности и требований оснащенности зданий, строений и сооружений приборами учета используемых энергетических ресурсов.
18. Раздел 11– Смета на строительство объектов капитального строительства.
19. Раздел 12– Иная документация в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Разделы проектной документации для линейных объектов следующие:

1. Раздел 1 – Пояснительная записка.
2. Раздел 2 – Проект полосы отвода.
3. Раздел 3 – Технологические и конструктивные решения линейного объекта. Искусственные сооружения.
4. Раздел 4 – Здания, строения и сооружения, входящие в инфраструктуру линейного объекта.
5. Раздел 5 – Проект организации строительства.
6. Раздел 6 – Проект организации работ по сносу (демонтажу) линейного объекта.
7. Раздел 7 – Мероприятия по охране окружающей среды.
8. Раздел 8 – Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности.
9. Раздел 9 – Смета на строительство.

В постановлении № 87 можно подробно ознакомиться с требования к содержанию проектов. Комплектуется готовая документация отдельно по конкретным разделам и подразделам. В таблицах А.1 и А.2 ГОСТа 21.1101-2013 приведены все наименования разделов и их шифры.

Шифры разделов проектной документации

1. ПЗ – Пояснительная записка.
2. ПЗУ – Схема планировочной организации земельного участка.
3. АР – Архитектурные решения.
4. КР – Конструктивные и объемно-планировочные решения.
5. ИОС – Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений.
6. ПОС – Проект организации строительства.
7. ПОД – Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства.
8. ООС – Перечень мероприятий по охране окружающей среды.
9. ПБ – Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности.
10. ОДИ – Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов. 10. 1 ТБЭ – Требования к обеспечению безопасной эксплуатации объекта капитального строительства.
11. СМ – смета на строительство объектов капитального строительства. 11.1 ЗЗ – Мероприятия по обеспечению соблюдения требований энергетической эффективности и требований оснащенности зданий, строений и сооружений приборами учета используемых энергетических ресурсов.
12. Иная документация в случаях, предусмотренных федеральными законами, в том числе: ГОЧС – Перечень мероприятий по гражданской обороне, мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, мероприятий по противодействию терроризму. ДПБ – Декларация промышленной безопасности опасных производственных объектов. ДБГ – Декларация безопасности гидротехнических сооружений.

Какие документы должны присутствовать в проектной документации

Грамотно составленный проект должен в полной мере представлять заказчику не только весь перечень предстоящих работ, но также прогнозируемых результаты их проведения. Поэтому в нем должны присутствовать большое количество разных документов, которые разделяются на три основные части документации: проектная, рабочая и сметная.

В проектных материалах должны быть изложены основные технические и инженерные аспекты строительных работ, в частности:

• общая информация о строительном проекте;
• схематическая информация и планировке площадки;
• подробный план проведения работ и их объем;
• архитектурные решения;
• виды и характеристики инженерного оборудования;
• данные о пожарной безопасности;
• сведения о коммуникационном оснащении: отопление, водоснабжение и водоотвод, энергоснабжение, вентиляция и другие системы;
• план демонтажа;
• решения, направленные на повышение энергоэффективности здания;
• решения по созданию специальных условий на объекте для людей с ограниченными возможностями.

В рабочих документах должны содержаться сведения, направленные на воплощение в реальности всех проектных решений.

Проектно-сметная документация объекта должна четко представлять застройщику все предстоящие в ходе строительства финансовые расходы. Расчеты проводятся на основании рабочих документов. В проекте должны присутствовать следующие сметы:

• локальные – включают первичные документы, которые для каждого вида работ составляются отдельно;
• сводные – объединяют в себе расчеты из отдельно взятых локальных смет и определяют общую стоимость работ по реконструкции или возведению объекта;
• на конкретные операции – необходимы для установления денежного лимита на определенный тип работ.

Наряду с наличием общеустановленных смет к ним могут дополнительно составляться прогнозы на специальные затраты, сводки расходов и другие финансовые операции.

В зависимости от количества разделов и объемности входящей в них информации согласовываются сроки проектной документации, необходимые для выполнения чертежей, расчетов и сбора других материалов.

Виды проектной документации

Чтобы строительство осуществлялось в полном соответствии действующего законодательства то начальным этапом процесса должна выступать разработка проектной документации.

По типологии входящих в проект материалов различают следующие виды проектной документации:

• генеральный план. Содержит изображение подлежащей застройке площади с указанием контуров уже существующих и проектируемых объектов, определением благоустройства территории, топографических особенностей местности;
• общие чертежи. Включают чертежи фасадов с обозначением всех архитектурных элементов и внешнего вида конструкции, поэтажные планы, схемы зданий в продольном и поперечном разрезах с наличием места расположения инженерных коммуникаций и способов их увязки между собой;
• чертежи деталей. Составляются для сложных узлов с указанием геометрических размеров всех элементов и деталей сооружения, обозначением спецификации, сечения и сопряжения конструктивных элементов;
• паспорт проекта. Это документ, в котором обязательно присутствует краткое описание объекта, его изображение и основные технические характеристики;
• пояснительная записка. В ней подробно описывается вся информация о проектируемом объекте: назначение, внешний вид, организация внутреннего пространства. В записке обязательно наличие основных технических показателей сооружения и конструктивных особенностей. Также должна присутствовать аргументация того, почему именно данный вариант будет лучшим проектным решением для конкретного строительного объекта;
• расчеты. Для установления параметров зданий и отдельных конструктивных элементов выполняются аэродинамичесие, тепловые, физико-химические, гидравлические, на сейсмичность и другие расчеты. Все полученные результаты отображаются в табличном или текстовом виде;
• сметы. Могут быть отдельным разделом проекта или выполняться в виде приложения к документации. В любом случае сметы должны присутствовать, поскольку строительство невозможно провести качественно и эффективно без точного определения финансовых затрат.

Все указанные виды материалов составляют определенные разделы проектной документации. Для более быстрого и понятного восприятия изложенной в проекте информации некоторые рисунки, графики и схемы выполняются в цвете. В аксонометрии выполняются технические изображения и в перспективе рисуются художественные.

Обязательные и необязательные разделы

Для объектов, финансирование работ по строительству или реконструкции которых будет осуществляться бюджетными средствами, в полном объеме должна проводиться подготовка следующих разделов:

• Смета на строительство.
• Проект организации строительства.
• Мероприятия по обеспечению требований энергоэффективности и оснащенности объектов приборами учета используемой электроэнергии.

Данный перечень установлен Постановлением № 87, а именно пунктом 7. В других случаях необходимость составления указанных выше разделов, а также их содержание на свое усмотрение определяет заказчик при согласовании задания на проектирование.

Но отсутствие этих разделов не в каждом случае допустимо. Например, если в проекте не будет раздела «ПОС», то застройщику будет отказано в выдаче разрешения на строительство поскольку отсутствие его противоречит требованиям п. 12 ст. 48 градостроительного кодекса.

Иная документация в составе проекта

В перечне разделов проектной документации присутствует «иная документация», предусмотренная законодательством. Какая именно документация должна входить в состав проекта зависит от категории объекта.

Если планируется строительство рядом с памятником культурного наследия, то здесь принимаются ко вниманию требования Федерального закона № 73-Ф3, обосновывающие потребность в разработке мероприятий, направленных на полную сохранность такого объекта.

Согласно Свода Правил 132.13330.2011 предусмотрено внесение в проект раздела «Мероприятия по борьбе с терроризмом».

Особую актуальность приобрел также раздел «Мероприятия по эксплуатации объектов капитального строительства». При составлении проектов на жилые дома наличие его обязательно.

Проектная документация для капитального ремонта

При планировании капитального ремонта здания не требуется подготовка проектной документации в полном составе. Разработать нужно только те разделы, в которые при ремонтных работах будут внесены изменения в отношении к основному проекту.

В зависимости от типа предстоящих работ определяется состав и содержание подлежащих разработке разделов.

Исходные данные для составления проекта

Чтобы приступить к работам по проектированию заказчик должен не только подписать договор, но еще предоставить проектной организации необходимые исходные данные:

• задание на проектирование застройщика. Если проект составляется на основании договора подряда, то потребуется наличие задание от технического заказчика;
• заказчик должен передать проектировщику градостроительный план подлежащего застройке земельного участка, а при составлении проекта на линейный объект – проект межевания и планировки территории;
• результаты ранее выполненных инженерных изысканий;
• технические условия. Требуются в случаях необходимости подключения объекта к коммуникационным сетям и системам инженерно-технического обеспечения.

В зависимости от конкретной ситуации проектная организация может затребовать также другие документы, необходимые для качественной подготовки проектной документации.

По каким нормам составляется документация

Проектирование зданий и сооружений должно выполняться на основе технических регламентов. Какими именно из регламентов нужно руководствоваться при подготовке проектов зависит от типа объектов – линейный или сооружение капитального строительства.

Разработка проектной документации по СТУ

Если установленных нормативными документами требований по безопасности и надежности объекта недостаточно, то согласно п.5 ПП № 87 проектирование выполнять нужно по специальным техническим условиям (СТУ).

Это разработанные для конкретного объекта технические нормы, определяющие особенности проектирования, проведения инженерных изысканий, строительных работ, эксплуатации возведенных зданий и при необходимости даже демонтажа объектов. Учитываться они должны в обязательном порядке, в противном случае экспертиза проектной документации будет отрицательной.

В качестве примера подготовки проекта по СТУ можно рассмотреть многоквартирный дом, высота которого составляет больше 75 метров. Поскольку свод правил СП54.13130.2011 содержит только нормативы для зданий до 75 метров высотой, то соответственно для такого дома потребуются специальные технические условия.

Подготовка проекта для отдельных строительных этапов

Пункт 12_1 статьи 48 градостроительного кодекса говорит о том, что подготовка документации может осуществляться не для всего строительного процесса, а для отдельных этапов работ по его возведению или реконструкции.

Под отдельным этапом подразумевается строительство одного из капитальных объектов или его отдельной части в случае, когда в эксплуатацию он может быть введен в автономном порядке независимо от остальных зданий на этом же участке.

В документации должна быть обоснована автономность с учетом планировочной структуры, инженерных сетей и конструктива сооружения.

Утверждение проектной документации

Согласно действующего законодательства составленная документация должна быть утверждена соответственными государственными органами.

Проверке подлежит соответствие проектной документации техническим регламентам, требованиям градостроительного кодекса и других строительных стандартов. Порядок утверждения проекта в каждом случае определяется в зависимости от типа объекта и предъявляемых к нему требований.

Положительное заключение проектной документации здания или линейного объекта возможно только в случае отсутствия в нем ошибок. Каждый документ должен строго соответствовать нормативным стандартам.

Постановление о составе проектной документации

Положение о составе разделов проектной документации зданий и сооружений

В соответствии с Положением Правительства РФ для объектов капитального строительства должен быть создан следующий перечень разделов проектной документации:

Весь указанный перечень разделов и материалов проектной документации является обязательным для разработки. Это значит, что каждый пункт прорабатывается отдельно в соответствии с нормативными документами, учитывая тип возводимого сооружения.

Однако, согласно статье 48 пункт 12 ГрК для здания, строительство которого не финансируется из бюджетных средств, можно не разрабатывать раздел «Смета», т.е. этот раздел является единственным включенным в проект, который можно не разрабатывать на внебюджетное строительство сооружения.

Что касается дополнительных материалов то, согласно постановлению о содержании проектной документации, они включаются в разделы в соответствии с категорией строительного объекта.

При проведении капитального ремонта и монтажа, согласно 48 статьей пункту 12.2 ГрК, нет необходимости разрабатывать полный комплект документации по проекту. Достаточно создать некоторые разделы, соответствующие техническому заданию. Содержание этих разделов будет определяться по видам работ.

ГОСТ для проектной документации

Вся система разработки проектной документации основана на обязательных требованиях ГОСТ Р 21. 1101-2013. Действующим стандартом определяются основные правила составления и согласования рабочей и проектной документации для возведения сооружений независимо от их назначения.

Под термин «строительство» государственный стандарт относит капитальное и линейное строительство, а так же реконструкцию зданий.

Общий регламент составления текстового и графического раздела определяется 8, 5, 7 пунктами настоящего норматива.

Необходимость в проектной документации

В связи с тем, что возведение любой конструкции в строгом соответствии с проектом дает возможность решить много важных задач, обязательно нужна рабочая документация. Благодаря проектной документации строительства жилого дома застройщик может:

• проверить насколько возводимое здание соответствует техзаданию;
• установить соответствие объекта, подлежащего реконструкции, требованиям инженерно-технического регламента;
• определить срок окончания строительства;
• разработать смету, согласно которой подрядчик получает финансирование строительных работ;
• получить разрешение на строительство от соответствующих государственных органов;
• исключить грубые ошибки в расчетах материалов, трудозатрат, техники и т. д.

Разработка и согласование проектной документации в соответствии с законами РФ сводит возможные недочеты застройщика к минимуму. Кроме того, на основании проектной документации готовый объект вводится в эксплуатацию и далее осуществляется его обслуживание, согласно назначению.

В ст. 48 Градостроительного кодекса указывается, что документация обязательно должна разрабатываться для любого объекта капитального строительства. Однако в законе выделено исключение: для объектов ИЖС и садовых домиков можно не создавать отдельный проект.

Отметим, что закон не относит к объектам капитального строительства на некапитальные, временные здания. Такие сооружения, как правило, могут быть перемещены в любое время на другое место расположения. При этом они сохранят свои изначальные функциональные характеристики.

Кто должен заниматься разработкой проектной документации

Проектная документация объекта разрабатывается специализированными организациями, имеющими соответствующие допуски на этот вид деятельности. Компания «КТБ Железобетон» специализируется на всех видах работ, связанных с возведением объектов капитального строительства. Наша компания обладает всеми необходимыми свидетельствами, разрешениями и лицензиями, позволяющими самостоятельно и в комплексе выполнять работы, связанные с изысканиями, проектированием, строительством объектов.

Следует учесть, что по закону генподрядчик может задействовать сторонние организации. В случае, если подрядчик — это член СРО по строительному и архитектурному проектированию, то он может самостоятельно разрабатывать проектную документацию.

В любом случае полная ответственность за соблюдение действующих законов и технических регламентов при составлении проекта ложится на проектировщика.

Основные требования, предъявляемые к проектной документации

Требования к содержанию проектной документации регулируются Градостроительным кодексом 48 ст. 13 п.

Кроме того, правительственное постановление о составе разделов проектной документации включает ряд требований.

Так, нормативный акт определяет, что строительный проект обязательно должен включать в себя две части, согласованных между собой. Это графический и текстовый раздел. В текстовой части должны содержаться сведения в отношении технических параметров здания. Также необходимо указывать ссылки на нормативную документацию, которой руководствовался проектировщик при обосновании того или иного технического решения.

Что касается графической части, то в нее входят разные схематические материалы, включая планы, чертежи, расшифровки терминов и т.д. в соответствии со стандартами СПДС.

Проектная документация в электронном и бумажном виде

Приказом Минстроя РФ № 783 устанавливаются основные требования к оформлению проектной документации и СМ, представленной в электронном виде.

Документация в текстовом формате должна состоять из титульного листа, пояснительной записки, содержания, нумерации листов. В качестве дополнительных приложений подшиваются в тома материалы с чертежами, схемами, графиками. Под каждым чертежом должно быть текстовое описание.

Какие данные необходимы для разработки

Проектная организация должна получить от заказчика следующие сведения для того, чтобы приступить к формированию проекта:

• техническое задание;
• градостроительный план земельного участка, на котором планируется застройка; в случае строительства линейного объекта, необходимо предоставить проект планировки участка и его межевания;
• инженерные изыскания;
• технические условия, если объект строительства будет подключаться к инженерным сетям и коммуникациям.

Проектировщик может на свое усмотрение затребовать и другие материалы, на основании которых будет разрабатываться проектная документация.

Услуги КТБ Железобетон

Компания КТБ Железобетон – инжиниринговая и проектная компания оказывает полный комплекс услуг, который включает:

• инженерные изыскания;
• экспертизу и обследование зданий и сооружений;
• проведение научных исследований;
• проектирование и реконструкцию зданий.

Группа компаний имеет собственную лабораторию, сотрудников со званиями докторов и кандидатов технических наук, а также специалистов высокого уровня.

Наша задача – оказать услуги для строительства качественно, в срок и по предварительно оговорённой цене. Если у вас возникли вопросы или вы хотите заказать услугу, касающуюся капитального ремонта, звоните по телефону +7 (495) 021-01-28. Для того чтобы сотрудники компании оперативно Вам перезвонили, воспользуйтесь кнопкой «Заказать услугу».

Проектная документация: 15 основных документов

Лидерство, управление проектами 101

Руководитель проекта

Джейсон Уэстленд | 5 августа 2022 г.

Содержание

• Что такое проектная документация?
• Документация проекта по фазам проекта
• 15 основных проектных документов
• Что стоит документировать?
• Рекомендации по проектной документации
• Как ProjectManager помогает с проектной документацией

Руководители проектов осознают важность проектной документации. Документы проекта должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы соответствовать проекту. Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха проекта, но с чего начать?

Это руководство определяет, что такое проектная документация и почему она важна, а также перечисляет 15 основных проектных документов, которые вы всегда должны создавать для планирования и выполнения своих проектов.

Что такое проектная документация?

Термин проектная документация относится к документам по управлению проектом, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти документы, такие как план проекта, график проекта или бюджет проекта, определяют действия, процедуры и рекомендации, которым должна следовать команда проекта.

Проектная документация имеет несколько целей, таких как планирование проекта, управление затратами или управление рисками. Кроме того, существуют определенные проектные документы, которые должны быть созданы на определенном этапе проекта, поскольку они закладывают основу для следующего шага. Например, план управления проектом должен быть создан до начала фазы выполнения проекта.

Программное обеспечение для управления проектами

может помочь вам систематизировать и обмениваться информацией, которая имеет решающее значение для успеха вашего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, которое имеет неограниченное хранилище файлов и позволяет легко обмениваться документацией по продукту с вашей командой и заинтересованными сторонами. Все его многочисленные представления проекта используют один источник информации, чтобы держать всех на одной странице. Начните бесплатно.

ProjectManager имеет представление списка с неограниченным хранилищем файлов, чтобы упростить документацию по проекту. Узнать больше

Давайте посмотрим, какие документы проекта должны создаваться на каждом этапе проекта.

Проектная документация по фазам проекта

Проекты различаются по размеру и сложности, и некоторые из них требуют более полной проектной документации, чем другие. Вот обзор некоторых документов проекта, которые обычно создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Инициирование проекта: Устав проекта, краткое изложение проекта, экономическое обоснование, повестка дня стартового собрания проекта
• Планирование проекта: План управления проектом, структура работ, бюджет проекта, график проекта, план управления изменениями, план управления содержанием, план управления рисками
• Выполнение проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, расписания, запросы на изменение, заказы на изменение
• Мониторинг и контроль проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, табели учета рабочего времени
• Закрытие проекта: Шаблон закрытия проекта, список недостатков

Теперь, когда у вас есть представление о правильной проектной документации для каждой фазы жизненного цикла вашего проекта, давайте углубимся в некоторые важные документы по управлению проектом.

15 лучших проектных документов для включения в проектную документацию

Вот краткое описание важных документов проекта и соответствующий шаблон управления проектом для каждого из них. Не забудьте проверить нашу библиотеку бесплатных шаблонов управления проектами , где вы найдете десятки шаблонов для создания документации по проекту.

1. План проекта

План проекта является наиболее полным из всех документов по управлению проектом, поскольку в нем собраны документы проекта, созданные на этапе планирования проекта. Например, ваш план проекта должен включать бюджет проекта и график проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

2. Устав проекта

Устав проекта пишется на этапе инициации проекта и закладывает основу для плана проекта. Руководители проектов используют уставы проектов, чтобы предоставить заинтересованным сторонам, спонсорам и клиентам краткий обзор проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

3. Экономическое обоснование

Как и устав проекта, экономическое обоснование — это документ, который создается на этапе инициации, чтобы убедить участников проекта в ценности проекта, объясняя потенциальные выгоды, которые он может принести их организации.

Бесплатный шаблон бизнес-кейса ProjectManager. Скачать сейчас

4. График проекта

На базовом уровне расписание проекта определяет график выполнения всех задач проекта. Он также может включать более подробную информацию, такую ​​как ресурсы, необходимые для каждой задачи, кто за нее отвечает, резерв или резерв вашего проекта и критический путь. Диаграмма Ганта ProjectManager — идеальный инструмент для создания подробного расписания проекта.

Диаграмма Ганта ProjectManager помогает планировать задачи, зависимости, ресурсы и многое другое. Попробуйте бесплатно.

5. Реестр рисков

Этот документ позволяет зарегистрировать все потенциальные риски проекта и включает краткое описание их потенциального воздействия и вероятности. Реестр рисков является важным проектным документом, поскольку он предоставляет важную информацию для вашего плана управления рисками, который содержит все документы, стратегии и рекомендации по управлению рисками.

Бесплатный шаблон отслеживания рисков ProjectManager. Скачать сейчас

6. Заявление о сфере применения

Заявление о содержании определяет действия, которые будут выполнены для завершения проекта. Он используется менеджерами проектов, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что будет сделано, а что нет, чтобы ожидания были ясны с самого начала. Это часть плана управления содержанием, всеобъемлющего документа, в котором объясняются процедуры и рекомендации, относящиеся к содержанию проекта.

Бесплатный шаблон содержания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

7. Бюджет проекта

Бюджет проекта является важным документом управления проектом. Чтобы создать его, вам необходимо оценить затраты на проект, включая рабочую силу, материалы, оборудование и все, что необходимо для выполнения проекта.

Бесплатный шаблон бюджета проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

8. План коммуникаций проекта

План коммуникации устанавливает все принципы коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами проекта. Он определяет используемые каналы коммуникации, график коммуникации, роли и обязанности среди других деталей, чтобы упростить процесс коммуникации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Бесплатный шаблон плана коммуникации ProjectManager. Загрузить сейчас

9. Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент управления проектами, поскольку они позволяют вам проверять состояние вашего проекта в любой момент времени и обмениваться данными с заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии являются краткими и содержат только наиболее важную информацию.

Бесплатный шаблон отчета о состоянии ProjectManager. Загрузить сейчас

10. Шаблон закрытия проекта

Всегда необходимо создавать проектную документацию в конце этапа закрытия проекта. Это связано с тем, что руководителям проектов необходимо закрывать контракты, создавать документ «извлеченные уроки» и получать официальное одобрение заинтересованных сторон среди других важных задач. Все это должно быть задокументировано, чтобы ничего не провалилось.

Бесплатный шаблон закрытия проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

11. Шаблон проектного предложения

Предложение по проекту — это документ управления проектом, в котором содержится краткий обзор ключевых областей проекта. Его основная цель — убедить потенциальных заинтересованных лиц в ценности проекта на этапе инициации. Это должен быть убедительный документ, в котором выделяются основные преимущества, цели и требования.

Шаблон предложения руководителя проекта. Загрузить сейчас

12. Шаблон краткого описания проекта

Краткое описание проекта — это краткая версия вашего плана проекта, предназначенная для такой аудитории, как межфункциональные команды или заинтересованные стороны, которым не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, но все же необходимо иметь представление о цели проекта, бюджет, роли и обязанности среди других ключевых аспектов.

Бесплатный шаблон краткого описания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

13. Шаблон сбора требований

Требования к проекту — это цели и спецификации, которые ожидаются от проекта, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны удовлетворены. Наш бесплатный шаблон сбора требований поможет вам задокументировать все требования вашего проекта.

Бесплатный шаблон сбора требований ProjectManager. Загрузить сейчас

14. Шаблон обзора проекта

Обзор проекта — это одностраничный документ, в котором излагаются наиболее важные аспекты проекта, такие как его сроки, этапы, бюджет, статус, а также роли и обязанности членов команды.

Бесплатный шаблон обзора проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

15. Шаблон устава команды

Устав команды — это документ по управлению проектом, в котором показаны роли, обязанности, результаты и ресурсы команды проекта. Это помогает менеджерам проектов понять рабочую нагрузку и цели каждого члена команды для лучшего планирования ресурсов.

Бесплатный шаблон устава команды ProjectManager. Загрузить сейчас

Что стоит задокументировать

Независимо от структуры вашей организации способность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. Несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений состояния необходимо поддерживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, а документация работает, чтобы объединить разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение большинства организаций для утомительной бумажной работы. Как вы можете поддерживать эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит документировать:

• Все, что касается клиента . Представьте себе, что клиент внезапно ставит под сомнение решение, принятое несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, а ваша компания при внедрении решила пойти по другому пути. Четкая документация по встречам с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, помогает устранять недоразумения.
• Юридические предписания — Для некоторых проектов юридические группы должны проверять документацию во время проекта. Для общедоступных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Узнайте, какие требования к документации нужны вашей команде юристов до начала вашего проекта. Играть в догонялки в такой среде рискованно.
• Правильный объем процесса . Хотя вы не хотите запутаться в документировании стольких планов и процессов, которые вы на самом деле не обрабатываете, вам необходимо некоторое определение плана и целей проекта. Пусть ваша организационная структура определяет, сколько процессов нужно документировать. Например, попытка работать без процессов над проектом, для которого требуется юридическая документация, только создаст проблемы для вашего проекта. Если вы сомневаетесь, лучшим подходом является документирование.
• Изменения в проекте . Текущие обновления проекта необходимо документировать, особенно по мере изменения целей проекта. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в режиме реального времени, чтобы ваши ресурсы и изменения задач планировались в режиме реального времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Однако более значительные воздействия на план проекта следует добавлять в проектную документацию с контролем версий.

Рекомендации по проектной документации

Итак, каковы наилучшие стратегии, которые вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с передовыми практиками, выполните следующие действия:

• Не торопитесь – Используйте свой календарь! Многие люди думают, что календари предназначены только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать 2-3 часа непрерывного времени для сборки важного документа. Вместо того, чтобы отвечать на звонки или разговаривать с коллегой, найдите время, чтобы войти в зону письма. Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса. Точно так же каждую неделю выделяйте в своем календаре 10–15-минутные блоки для просмотра и обновления документации.
• Правильный уровень детализации . Составление документации для инженеров отличается от документации, которую вы представляете руководителям. Инженерам нужны детали, которые вы можете предоставить, а у руководителей нет времени зацикливаться на деталях. Им просто нужны маркеры, итоги и следующие шаги. Вы должны определить правильный уровень документации для правильной аудитории.
• Используйте интеллектуальное хранилище  . Ваша документация должна быть легкодоступной. Документация бесполезна, если она спрятана под скалой, где никто не может ее найти. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Делитесь с другими . Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят, когда она упакована для них. Вы будете приятно удивлены тем, что люди действительно читают документацию! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в Интернете вместе с проектом, в идеале в защищенной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность . Поддержание проектной документации в актуальном состоянии и актуальность является сложной задачей. Легко добраться до исходной версии, но мучительно возвращаться назад, обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Самая большая помощь — это инфраструктура репозитория документов, которая у вас есть. Автоматический контроль версий позволяет вам управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда уверены, что у них есть последняя версия.

Как ProjectManager помогает с проектной документацией

ProjectManager — это программное обеспечение для работы и проектов, которое объединяет гибридные команды и способствует совместной работе. Все документы проекта могут храниться на инструменте, и каждый, кому нужен доступ к документам, будет иметь его. Вы можете создавать планы проектов и многое другое, что делает ProjectManager единственным программным обеспечением, которое вам нужно для успеха проекта.

Создание планов проекта на интерактивных диаграммах Ганта

Одним из наиболее важных документов проекта является план проекта. Вы можете сделать и поделиться этим с нашей диаграммой Ганта, которая упорядочивает все ваши задачи, связывает зависимости и намечает вехи, чтобы помочь вам оставаться в графике. Он даже фильтрует критический путь. Наши онлайн-диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени, и ими легко поделиться, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша проектная документация только закладывает основу для выполнения вашего проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужен способ отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Наша живая информационная панель автоматически собирает, вычисляет и предоставляет показатели времени, рабочей нагрузки и т. д. в режиме реального времени. В отличие от других инструментов, настройка не требуется. Вы видите, что происходит, когда проект разворачивается.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один щелчок

Если представления высокого уровня недостаточно, вы можете создавать отчеты по проекту нажатием клавиши. Получите больше информации о ваших затратах, прогрессе и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Вы можете прикреплять отчеты к электронным письмам заинтересованных сторон или распечатывать их для презентаций.

ProjectManager — это гибкий инструмент, позволяющий обновлять проектную документацию по мере необходимости по мере изменения проектов. Все получают уведомления по электронной почте или оповещения в приложении, поэтому никогда не возникает путаницы в отношении того, что ожидается. Используйте инструмент, который управляет вашим планом проекта, ресурсами, стоимостью и командой, сохраняя при этом всю проектную документацию, необходимую для достижения успеха.

Связанный контент

• Как написать резюме проекта (бесплатный шаблон включен)
• Как написать описание проекта: краткое руководство
• Как написать резюме: краткое руководство
• Полное руководство по диаграммам Ганта
• Полное руководство по отслеживанию проектов
• Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Конечно, документация может стать проклятием для вашего проекта, но она вам нужна. Есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее. Интернет-пакет программного обеспечения от ProjectManager — это отличный инструмент для совместной работы, позволяющий создавать и хранить документацию по проекту для упрощения доступа и обмена документами с вашей командой. Начните бесплатно.

Документы, которые вы ДОЛЖНЫ создать для любого проекта [Полный список + шаблоны]

Если вы часто застреваете при настройке проекта, эта статья поможет вам. Я собираюсь показать вам подход, основанный на документах, для подготовки и запуска новых проектов. Любой проект.

Следуя моему подходу и выполняя домашнее задание (главным образом уточняя цель проекта), вы больше не застрянете во время запуска проекта. Обновление

: я только что выпустил новый видеокурс, в котором я покажу вам, как именно создать необходимую документацию для вашего проекта. Нажмите здесь, чтобы узнать подробности.

От ошеломления к ясности

Мы застреваем, когда сосредотачиваемся на слишком многих вещах одновременно:

• Решаем, как работать над вашим проектом
• Получение оценок от членов команды
• Включение заинтересованных сторон
• Настройка бюджета
• Настройка общего доступа к документам
• Как заставить ваш новый ноутбук работать
• . . ДОБАВЬТЕ 100 ДРУГИХ ВЕЩЕЙ, О КОТОРЫХ МОЖЕТ БЕСПОКОИТЬСЯ

В конечном итоге вы полностью подавлены и не можете двигаться вперед.

И я не хочу, чтобы это случилось с тобой.

Вот как можно избежать перегруженности новыми проектами:

Задайте себе этот вопрос

Вместо того, чтобы начинать с чистого листа, задайте себе этот вопрос:

Какие документы мне нужно подготовить для моего нового проекта?

Так ваша работа станет намного проще.

Почему разумно начать с документов

Когда вы сосредоточитесь на документах, которые необходимо создать, вы получите пошаговый процесс настройки проекта. Создание проекта становится похоже на рисование по номерам.

И даже картина Моны Лизы становится достижимой, когда все, что вам нужно сделать, это заполнить шаблон.

Посмотрите на это:

Я не говорю все станет легко. Ведение проекта остается тяжелой работой. Но, по крайней мере, теперь у вас есть путь, который приведет вас к полному и последовательному плану действий.

И все, что вам нужно сделать, это заполнить документы, один за другим, пока ваш проект не будет полностью спланирован.

Таким образом вы можете организовать свой календарь.

Например:

• Сегодня вы пишете устав проекта
• На следующий день вы создаете расписание
• На следующий день вы снова планируете бюджет
• и т. д.

После 2-3 недель работы с Word и Excel ваш проект готов к работе!

Писать значит думать

Знаете, что мне больше всего помогло в этом процессе?

Изложение ваших идей на бумаге заставляет вас обдумать свою идею и проверить, действительно ли она имеет смысл. Вот так ваш первоначальный дерьмовый план в итоге становится незыблемым.

Просто запишите, подумав и доработав.

Необходимые документы для любого проекта

Вот минимальный набор необходимых документов:

Вы можете получить все эти шаблоны документов с моим Project Template Pack .

Описание документов

Узнайте, для чего предназначен каждый документ. Я добавил свои шаблоны.

1. Отслеживание действий и проблем

Записывайте все действия и проблемы в простой файл Excel. Вот трекер действий, который я использую:

Получите все мои шаблоны проектов (включая трекер действий) с моим Project Template Pack .

2. Устав проекта

Устав проекта подобен контракту между вами и клиентом. Он содержит важную информацию о проекте, такую ​​как вехи, бюджет, расписание и общий объем работ, в обобщенной форме.

Узнайте, как заполнить устав проекта и скачайте шаблон (та же ссылка).

Устав проекта обычно создается в тесном сотрудничестве с вашим клиентом. Вы сидите вместе и обсуждаете ожидания, обязанности, важные вехи и другие вещи. Затем вы документируете все в уставе проекта и вносите изменения с учетом отзывов клиента.

3. Организация проекта

Простая организационная схема всей организации проекта. Он показывает, кто работает в проекте.

Вы уже видели такие организационные схемы:

Нужен шаблон? Получите здесь шаблон организационной схемы моего проекта.

4. Роли и обязанности в проекте

Людям нужна ясность в том, что они должны делать. В противном случае члены команды будут носиться как безголовые курицы, и проект не сдвинется с мертвой точки.

Создайте простой Powerpoint с ключевыми ролями и обязанностями. Я рекомендую прочитать мою статью об определении ролей и обязанностей.

После того, как вы определили роли и обязанности, поделитесь информацией на собрании группы или на старте проекта. вам недостаточно знать, что должны делать члены команды. Ты должен объяснить это своим людям!

5. План проекта

План проекта показывает всем, что должно быть сделано и к какому сроку. Вы можете использовать мой шаблон плана проекта для Excel, который включен в мой пакет шаблонов проектов.

Если вы регулярно создаете план проекта, я рекомендую использовать такой инструмент, как Tom’s Planner — он значительно упрощает рисование диаграмм Ганта.

Tom’s Planner — отличный инструмент для создания диаграмм Ганта.

6. Бюджет проекта

Очевидно, что вам нужно куда-то поместить затраты… трекер бюджета!

Вы можете получить мое средство отслеживания бюджета для Excel как часть моего пакета шаблонов проектов.

Файл позволяет вам планировать расчетные усилия и затраты и отслеживать фактические расходы ежемесячно.

Если вы впервые составляете бюджет проекта, прочитайте мое практическое руководство по составлению бюджета проекта. В статье показано, как оценить и рассчитать стоимость проекта для каждой категории, от личных усилий до платы за материалы и услуги и капитальных затрат.

7. Матрица заинтересованных сторон

Я рекомендую вам также создать матрицу заинтересованных сторон. Это обзор всех заинтересованных сторон проекта или, другими словами, список людей (или организационных единиц), которые могут быть затронуты вашим проектом.

Почему стоит создать обзор? Вы не хотите пропустить никого в своем проекте, кто действительно мог бы сказать о нем. Кроме того, вы хотите заблаговременно сообщить людям, на которых может повлиять масштаб проекта.

Помните, что заинтересованные стороны могут быть как внутренними, так и внешними (например, государственные учреждения).

Составление матрицы заинтересованных сторон требует некоторого времени и некоторой «детективной работы».

8. Журнал рисков

Преимущества ориентированного на документы подхода к планированию проекта становятся очевидными, когда мы говорим о создании реестра рисков.

Реестр рисков (или журнал рисков) — это место, где вы записываете наиболее важные риски, с которыми может столкнуться ваш проект. Он не только определяет эти риски, но также требует, чтобы вы думали о действиях по смягчению последствий. Действия, которые либо снижают негативное влияние риска, либо альтернативные шаги, которые вы можете предпринять, если ваш первоначальный план не сработает (ваш план «Б»).

Следует ли вам создать журнал рисков? Абсолютно!

Получите все мои шаблоны проектов (включая журнал рисков) с моим Project Template Pack .

9. План коммуникаций проекта

Как часто собирается команда проекта? Когда вы отправляете руководству обновления по электронной почте?   Каков процесс эскалации?

Это то, что вы определяете в документе плана коммуникации проекта (включая шаблон).

Причина, по которой план коммуникации так важен: Как я подчеркивал и в других своих статьях, хорошая коммуникация абсолютно необходима для успеха вашего проекта:

• Хорошая коммуникация означает, что новости и обновления регулярно делятся с команда и заинтересованные стороны. Таким образом, люди знают, где находится проект. И они знают, какие действия или вопросы еще открыты и требуют их внимания.
• Хорошая коммуникация также означает содействие командному сотрудничеству. Это означает, что участвующие члены команды собираются вместе за одним столом, чтобы работать над общими задачами или проводить мозговой штурм потенциальных решений проблем, с которыми сталкивается проект.

План коммуникаций определяет тип и частоту встреч и обновлений по электронной почте и, таким образом, обеспечивает надлежащее сотрудничество и общение в рамках проекта.

10. Описание содержания (спецификация требований)

Этот документ должен включать подробное описание содержания проекта и требований заказчика (что подразумевается под содержанием проекта?)

Например, если вы строите новую машину для заказчику, в заявлении о содержании должно быть подробно указано, что машина должна делать и как она будет использоваться.

Если вы настраиваете новую ИТ-систему, описание содержания (или спецификация требований) должно включать подробное описание функций системы и интерфейсов с другими системами.

В документе о содержании определяются сроки и бюджет проекта, поэтому его следует составлять с большой осторожностью. Часто это может быть долгим процессом, но стоит потратить время, пока у вас не будет утвержденного и точного документа по объему работ.

11. Отслеживание запросов на изменение

По мере продвижения проекта в первоначально согласованный объем будут вноситься изменения. Это совершенно нормально, и вы не можете полностью избежать этого.

Примеры:

• Ваш клиент может решить, что ему нужен мрамор вместо деревянного пола в его новом доме.
• При развертывании ИТ-системы заказчик понимает, что систему необходимо подключить к другой внешней системе, которая не рассматривалась в начале.

Оба примера представляют собой так называемые изменения  (или запросы на изменение) исходного объема проекта. Они оба повлияют на стоимость проекта и, возможно, также на сроки. Другими словами: проект может потребовать больше времени.

Рекомендуется отслеживать такие изменения в простом средстве отслеживания изменений . Даже если они маленькие. Это позволяет настроить формальный и хорошо организованный процесс, в котором каждое изменение проверяется, оценивается (дополнительная стоимость) и утверждается.

Ни одно изменение не будет забыто, и никто не сможет обвинить вас, когда бюджет проекта увеличится из-за внесения изменения. Так что это тоже способ защитить себя.

Вот так выглядит простой трекер изменений

Для больших изменений я рекомендую вам создать специальную форму запроса на изменение. Это просто подробная спецификация нового требования.

В моей статье об объеме проекта вы найдете трекер изменений Excel, а также форму запроса на изменение.

Еще несколько проектных документов, которые я здесь не перечислил

Есть несколько проектных документов, которые я не включил в обзор. Это потому, что я не считаю их необходимыми для успешного проекта. Однако вы можете захотеть использовать тот или иной вариант, если этого требуют внутренние правила проекта или если вы просто считаете их полезными.

• Экономическое обоснование:   Вы создаете экономическое обоснование, чтобы показать, что ваш проект имеет экономические и стратегические преимущества.