Как организовать хранение бумаг: 11 дельных идей для хранения документов

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Instagram @mila.vik_house

Instagram @smolyak_kseniya

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

Папка с отделениями

205

Купить

2 Газетницы

Instagram @organizator_ka

Instagram @organizator_ka

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

Настенная газетница

800

Купить

3 Органайзеры для журналов

Instagram @organizator_ka

Instagram @neat_on_a_dime

IKEA

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

Лоток для бумаги

4 Коробки + закладки-ярлычки

Instagram @organizator_ka

Instagram @organizator_ka

Instagram @expert.poryadka

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Instagram @kolonutova

Instagram @organizator_ka

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

Папка для документов

6 Винтажные бюро

Instagram @savelenok

Instagram @savelenok

Instagram @savelenok

Instagram @savelenok

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

IKEA

IKEA

IKEA

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

Лоток для бумаги

8 Мини-комоды

IKEA

IKEA

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

Настольный мини-комод

650

Купить

9 Тележки

Instagram @poryadok. expert

IKEA

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Instagram @ikea24com

Instagram @studiotableaux1969

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

ИКЕА

ИКЕА

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Материал подготовила

Екатерина Боглевская

Хранение документов дома: как правильно хранить документацию и организовать место для бумаг, идеи и лайфхаки по наведению порядка

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

1. Зачем сохранять
2. Виды и сроки
3. Правила хранения
4. Как организовать хранение документов дома правильно
5. Системы хранения для документов дома

• Папки
• Корзины, коробки, ящики
• Портфель
• Органайзер
• Конверты
• Мини-комод
• Сейфы

Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

Зачем сохранять


Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

• Предъявления в государственные структуры.
• Оформления чего-либо.
• Простота поиска.
• Удобство и компактность в экстренных случаях.


Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

Виды и сроки


Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

• Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
• Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
• Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
• Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
• Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
• Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
• Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

Правила хранения


Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

• Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
• Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
• Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
• Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.


Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

Как организовать хранение документов дома правильно


Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

• Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
• Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
• Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
• Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
• Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.


Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

Системы хранения для документов дома


Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.


Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

Папки


Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри. Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

• Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
• Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
• Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
• Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
• Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
• Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
• Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
• Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

Корзины, коробки, ящики


Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

Портфель


Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

• дерматин;
• кожа;
• пластмасса;
• брезент;
• гранитоль;
• плотная ткань.


Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

Органайзер


Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.


Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру. 

Конверты


Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

• бумага;
• картон;
• полиэтилен;
• пластмасса;
• ткань;
• стекловолокно.


Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

Мини-комод


Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.


Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

Сейфы


Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.


Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

В электронном виде


Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.


Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

Бумажные письма, уведомления, рецепты


Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

• Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
• Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
• Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.


Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

Основные ошибки


В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

• Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
• Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
• Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.


Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

Заключение


Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

Как избавиться от бумажного беспорядка раз и навсегда

Управление важными документами и сортировка бумажного беспорядка могут быть проблемой. Поэтому крайне важно создать функциональную систему организации домашней документации, которую вы действительно будете использовать. Создание простой системы подачи документов является ключевым моментом и должно учитывать все различные типы документов, которые у вас есть. Кроме того, вы должны постоянно избавляться от ненужных бумаг, чтобы упростить хранение.

Этот проект бумажного органайзера поможет вам с первоначальной настройкой вашей домашней системы хранения документов. Шаги просты в выполнении, хотя время, которое вы потратите на это, может сильно различаться в зависимости от того, сколько документов вам нужно отсортировать и организовать. Приложив первоначальные усилия, вы получите файловую систему, которая работает на вас без проблем.

Ниже вы узнаете, как упорядочить документы для долгосрочного бумажного решения в вашей семье.

Ель / Марго Кэвин

6 самых распространенных типов беспорядка

Оборудование/инструменты

• Мусорный бак
• Измельчитель
• Изготовитель этикеток или письменные принадлежности

Материалы

• Папки с файлами
• Картотечный шкаф, ящик для документов или другое место для хранения папок с файлами.
• Огнеупорный ящик или сейф (по желанию)
• Связующее (по желанию)
• Лоток для входящих сообщений (дополнительно)

1. Соберите все свои документы в одном месте

   Первый шаг к быстрому избавлению от хлама – собрать все документы в одном месте, чтобы вы могли их сортировать. Помимо того, что берите бумаги из очевидных мест, таких как ящики стола и картотечные шкафы, проверьте остальную часть вашего дома, чтобы убедиться, что вы учли все, даже старые бумаги, с которыми вы никогда не имели дело.

   Проверьте общие места, где могут скапливаться документы, например, на кухонном столе или в рабочей сумке. Соберите все это в одно место, где у вас будет много места для разброса. Сортировка бумаг на полу или на большом столе может быть эффективной.

   Ель / Марго Кэвин

2. Разделите свои бумаги на 5 категорий

   Теперь пришло время разобраться со всеми вашими документами. Организуйте годы бумажной работы, поместив каждый документ в одну из этих пяти категорий бумаги: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Вот что нужно указать в каждом разделе:

   • Действие: Это бумаги, над которыми вам нужно поработать, а затем выбросить их. Не путайте их с документами, относящимися к категории домашних хозяйств. Хозяйственные документы хранятся постоянно; файлы действий используются один раз, а затем отбрасываются. Примеры включают приглашения, штрафы за парковку, напоминания о встречах, домашние задания и счета.
   • Архив: В эту категорию входят документы, которые вам нужно хранить, но на которые не нужно ссылаться чаще одного или двух раз в год. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи, академические записи, документы, договоры аренды, гарантии и контракты.
   • Домохозяйство: Это документы, которые вы используете, чтобы вести свой дом (и жизнь). Примеры включают купоны, рецепты, руководства пользователя, квитанции об уплате налогов за этот год и документы для предстоящей поездки.
   • Переработка: Это документы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержат личной информации. Примеры включают нежелательную почту, конверты из бумажной почты, газеты, журналы, старые домашние задания, которые вам не нужны, и использованные конверты.
   • Shred: В эту категорию входят документы, такие как бумажная почта, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную информацию, включая предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и счета.

   Ель / Марго Кэвин

3. Откажитесь от ненужных документов

   Теперь, когда вы разделили документы на пять категорий, вы можете освободить место, выбросив ненужные бумаги. Сначала выньте мусорную кучу, так как это должно быть легко, и вам нужно просто бросить ее в мусорное ведро. Затем уничтожьте конфиденциальные документы, от которых вы избавляетесь. Если у вас нет шредера, вы можете убрать бумажный беспорядок, посетив местный копировальный аппарат или почтовые магазины, чтобы уничтожить его в магазине. Когда вы закончите, перед вами должны остаться только те бумаги, которые вам нужно подать.

   Ель / Марго Кэвин

4. Организация файла архива

   Во-первых, разберитесь с кучей архивных документов. В эту стопку могут входить очень важные документы, например, ваш паспорт или карточка социального страхования. Так что лучше всего положить эти документы в огнеупорную коробку или сейф, чтобы защитить их.

   Разделите стопку архивов на подкатегории для более эффективной организации, например академические, автомобильные, трудовые, финансовые, медицинские, страховые, удостоверяющие личность документы и документы о недвижимости. Используйте помеченную папку с файлами для каждой из ваших подкатегорий. Затем поместите эти папки в сейф, несгораемый ящик или другое место, где вы планируете их хранить.

   Ель / Марго Кэвин

5. Упорядочить домашнее дело

   Теперь пришло время для вашей домашней стопки документов. Вы можете организовать свою бумагу без картотеки, используя папку, коробку с папками, ящики на столе или другое доступное место. Многие люди предпочитают хранить свои домашние бумаги в папке с различными отделениями и карманами. Основные преимущества скоросшивателя в том, что он не занимает много места, его можно хранить и перемещать туда, где он вам нужен.

   Например, вы можете создать папку с разделами для купонов, ваучеров и подарочных карт; бонусы и карты лояльности; квитанции, на которые вы все еще ссылаетесь, и руководства пользователя, которые вам время от времени нужно проверять. Разделите документы на категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.

   Ель / Марго Кэвин

6. Настройка файла действий

   Наконец, вы обратитесь к своей категории документов. Поскольку эти документы включают в себя вопросы, которые необходимо решить, может быть полезно хранить стопки бумаг на открытом воздухе в качестве визуального напоминания для себя, а не спрятанных в шкафу для документов. Лоток для входящих сообщений на рабочем столе может быть хорошим вариантом для хранения рабочих документов, но вы также можете просто поместить документы в папку с файлами, к которой у вас есть доступ.

   Вы можете разделить свои документы по действиям на категории, такие как счета, письма, требующие ответа, и т. д. Однако часто бывает проще сложить все эти бумаги в одну папку и сделать это рутиной, чтобы подавать по крайней мере один раз в неделю. В этот момент вы должны предпринять соответствующие действия для каждого элемента. Затем вы должны утилизировать или измельчить предметы, с которыми вы закончили, и поместить все, что вам нужно, в свои домашние или архивные файлы. Цель состоит в том, чтобы ваш файл действий был как можно меньше.

   Ель / Марго Кэвин

12 пространств, которые можно организовать за 15 минут или меньше

Как организовать самые важные документы в жизни

Мы самостоятельно проверяем все, что рекомендуем. Когда вы покупаете по нашим ссылкам, мы можем получать комиссию. Узнать больше›

1. Дом
2. Домашняя безопасность

Фото: Эшли Хайнс

Если документы вашего домашнего офиса, семейные медицинские карты, счета и школьные отчеты детей танцуют между кучей на кухонном столе и безымянной коробкой в ​​гараже , пришло время разработать надлежащую систему хранения документов.

Что вам нужно

Сколько времени займет чистка?

Фото: Эшли Хайнс

Будьте готовы потратить на задание не менее 15 минут, чтобы добиться определенного прогресса. Не удивляйтесь, если вам потребуется несколько часов в выходные, чтобы все организовать. Хорошей новостью является то, что как только ваши документы обретут правильный дом, вам потребуется всего несколько минут в неделю для обслуживания новой системы.

Ниже мы расскажем, как упорядочить бумажные файлы. Вот подсказка: используйте это как время, чтобы подумать о том, как навсегда избавиться от бумажного беспорядка. По мере организации ведите постоянный список счетов, уведомлений и других документов, которые могут быть безбумажными, и выделите время для их подготовки. (И да, у нас есть несколько советов, как организовать вашу цифровую библиотеку.)

Оцените то, что у вас есть

Во-первых, определите свою конечную цель. Вы хотите организовать каждый документ в вашей жизни? Или вы предпочитаете избавиться от как можно большего количества бумаги? Затем коснитесь каждого документа и решите, куда его следует отправить. Разделите эти документы на стопки, которые имеют смысл для вас. По мере сортировки упорядочивайте каждую стопку с помощью стикеров. Вот некоторые предложения по категориям:

• Практическое действие: бланки разрешений и ожидающие счета
• Домашнее хозяйство: регистрация транспортных средств, страхование жилья, налоговые документы и медицинские счета; переоценивать ежегодно
• Утилизация: обычная нежелательная почта, конверты и незакрепленные заметки
• Уничтожение: все, что содержит вашу личную информацию
• Перемещение: все, что принадлежит кому-то другому, например, почта соседей или отчеты работодателя, которые вам нужно вернуть в офис
• [Имя]: члены семьи должны иметь собственные обозначения
• [Проект]: квитанции на ремонт ванных комнат и образцы краски или документы на ремонт бассейна
• Архив: незаменимые предметы, такие как свидетельства о рождении, документы, иммиграционные документы, паспорта, социальное обеспечение карты и планы недвижимости (они всегда должны храниться в несгораемом сейфе)

Разработка системы хранения документов

Дайте каждой папке с файлами узнаваемое имя, например, Иммиграция, Медицина или Налоги [год]. Затем соберите все в папки для документов или подвесные папки с файлами для папки или шкафа. Отдельные папки с тремя кольцами лучше всего подходят для небольших стопок документов, таких как стопка Actionable со счетами и квитанциями за этот месяц. (Вы также можете хранить их в 1-галлонном пакете для заморозки и сортировать их позже.)

Наши эксперты предлагают предоставить каждому члену семьи свою собственную корзину — и только одну корзину. Дети, например, могут иметь подвесную папку с файлами для каждого года развития, чтобы записывать вехи и памятные вещи. Фото: Эшли Хайнс

Поместите свою файловую систему в безопасное место, легко доступное, но недоступное для неряшливых детей. Не храните этот несгораемый сейф для документов в углу вашего захламленного гаража. «Быть ​​организованным — значит находить то, что вам нужно, когда вам это нужно», — сказала Эшли Хайнс, комплексный домашний организатор и основатель Thee Tailored Life.

При необходимости отрегулируйте

Важно не перегружать себя. Наши эксперты говорят, что расхламление влияет на пространство в голове так же сильно, как и на физическое пространство. «Важно признать, что [наша] цель — упростить вещи и сделать их более эффективными», — отметила Катрина Грин, лицензированный дизайнер интерьеров и профессиональный организатор из Badass Homelife.

Если вы испытываете стресс, рассмотрите возможность разделения задачи на управляемые части и ограничьте свою работу 15 минутами в день. Или найдите время, чтобы заняться этим во время просмотра эпизода вашего любимого шоу.

Если вы чувствуете, что по-прежнему не двигаетесь вперед, вам может помочь профессиональная помощь. «Организация не должна быть одиноким процессом», — добавил Грин. Торговые группы, такие как Институт сложной дезорганизации, Национальная ассоциация профессионалов в области продуктивности и организации и Национальная ассоциация чернокожих профессиональных организаторов, могут помочь вам найти сертифицированных профессиональных организаторов и экспертов по продуктивности в вашем районе.

Эту статью отредактировали Бритни Хо, Эми Коплин и София Соколов.

Познакомьтесь с вашим гидом

Кейтлин Уэллс

Кейтлин Уэллс — старший штатный писатель, которая выступает за большую гибкость работы, показывая вам, как работать эффективнее удаленно, не теряя при этом себя. Ранее она освещала домашних животных и стиль для Wirecutter. Она никогда не встречала питомца, который бы ей не нравился, хотя она не может сказать то же самое о приложениях для повышения производительности. Ее первая книжка с картинками, Семья выглядит как любовь рассказывает о щенке, который узнает, что любовь, а не то, как вы выглядите, создает семью.

• Uni-ball Jetstream RT — лучшая ручка для большинства людей: она недорогая, гладкая, быстро сохнет, не пропускает и не растекается.

  Лучшее перо

  Как упорядочить цифровые файлы

• За прошедшие годы мы протестировали более дюжины сейфов, пять из которых даже сожгли в контролируемом огне, чтобы найти самые лучшие огнеупорные сейфы для документов.